É uma conta digital de pagamentos aberta no CNPJ da sua empresa e gerenciada dentro do Expense Control. Ele permite pagar reembolsos, adiantamentos e despesas — incluindo combustível e manutenções de frota — diretamente a partir das aprovações que já acontecem na plataforma, sem precisar acessar o banco manualmente para lançar cada pagamento.

O Expense Control Pay tem três frentes: (1) Pay Cardless — paga reembolsos e adiantamentos via Pix assim que aprovados, sem cartão; (2) Pay para Abastecimentos — pagamento pré-aprovado de combustível via Pix QR Code ou Cartão Pré-pago White Label, com motor de validação por telemetria; (3) Pay para Manutenções — pagamento de serviços preventivos e corretivos em oficinas homologadas, com orçamento e aprovação prévia antes de qualquer liberação.

Reembolsos de qualquer natureza, adiantamentos antes de viagens ou eventos, combustível em postos, pedágios (quando não cobertos por tag automática), manutenções preventivas e corretivas de veículos, hospedagem, refeição e despesas operacionais de campo. Em resumo: qualquer despesa que hoje passa pelo workflow de aprovação pode ter o pagamento disparado automaticamente pelo Pay.

O Pay é uma extensão nativa do Expense Control — não um produto separado. Para quem já é cliente, a ativação é feita em Configurações > Pay. A abertura da conta digital no seu CNPJ acontece dentro da própria plataforma, sem burocracia externa. O custo é por transação, sem mensalidade adicional.

Na sua empresa. A conta digital é aberta no CNPJ da sua organização — não no CNPJ do Expense Control. A plataforma é responsável pela gestão, aprovação e execução dos pagamentos, mas não tem titularidade sobre os recursos. O dinheiro é seu o tempo todo e só sai após aprovação no workflow configurado por você.

Apenas os aprovadores definidos nas alçadas configuradas pela sua empresa. Você define quem aprova o quê: por valor, por tipo de despesa, por centro de custo, por colaborador. Nenhum pagamento sai sem passar pelo fluxo de aprovação que a sua empresa construiu. A velocidade é só do “sim” até o dinheiro chegar — as regras de quem pode dar esse “sim” são inteiramente suas.

O mesmo controle que existe hoje no workflow continua valendo. Alçadas por valor, limites por tipo de despesa, deadline para aprovação, escalonamento automático para o próximo aprovador se não houver resposta. Para abastecimentos, há uma camada adicional: o motor de validação cruza telemetria, hodômetro, tipo de combustível e política antes de permitir sequer a solicitação de pagamento. Fraude que antes passava despercebida por falta de dados agora gera alerta automático.

Sim. O Pix é um sistema de pagamento instantâneo regulado pelo Banco Central do Brasil, com os mesmos mecanismos de segurança das transferências bancárias tradicionais. No contexto do Expense Control Pay, o Pix tem uma camada adicional de proteção: cada transferência é vinculada a uma despesa aprovada e vai para uma conta previamente cadastrada e verificada. Não existe Pix “solto” — todo pagamento tem origem, destino e justificativa registrados no sistema.

Cada pagamento fica registrado no Expense Control com: valor, data e hora, conta destino (nome e chave Pix do beneficiário), despesa que originou o pagamento, aprovador que autorizou e status de conciliação. Você acessa esse histórico em tempo real, filtra por colaborador, período ou centro de custo, e pode exportar para auditoria a qualquer momento — sem precisar cruzar com extratos de banco separadamente.

Essa é a mesma questão que existe hoje quando o reembolso cai em conta por transferência — e a resposta também é a mesma: o controle está na aprovação prévia, no documento fiscal exigido antes do pagamento e na trilha de auditoria. No caso de adiantamentos, o colaborador presta contas na própria plataforma com foto da nota. Qualquer diferença entre o adiantado e o comprovado gera pendência ou desconto automático na próxima solicitação, conforme a política configurada.

O Pix em si não tem custo para pessoas físicas e é extremamente barato para pessoas jurídicas — muito abaixo das tarifas de TED, DOC ou cartão. O Expense Control Pay cobra uma tarifa por transação (consulte seu gerente de conta para os valores atuais), sem mensalidade adicional para clientes da plataforma. No comparativo com cartão pré-pago — que cobra por cartão emitido, por carga de saldo e por transação — o modelo por Pix tende a ser mais barato mesmo somando a tarifa do Pay.

Quando um estabelecimento aceita cartão, paga uma taxa chamada MDR (Merchant Discount Rate) à operadora — que varia de 1,5% a 3% dependendo da bandeira. Quando o mesmo posto aceita Pix via QR Code, o custo de processamento é menor, e muitos estabelecimentos repassam parte dessa diferença como desconto para quem paga por Pix. Em uma frota com alto volume de abastecimento, esse percentual representa economia real no custo operacional mensal. O Expense Pay para Abastecimentos suporta pagamento via Pix QR Code justamente para capturar esse benefício.

A migração é gradual: você pode ativar o Pay para novas solicitações enquanto os saldos existentes nos cartões são consumidos naturalmente — ou fazer um processo de descarga antecipada. Não há obrigação de zerar tudo de uma vez. O importante é que, a partir da ativação, novas despesas passam a ser pagas via Pay, eliminando a necessidade de carregar novos cartões. O saldo da conta Pay fica visível e centralizado no Expense Control.

Não. Essa é uma das principais diferenças do Expense Control Pay: o pagamento não depende de integração com ERP nem do fechamento da folha. A despesa aprovada no workflow dispara o pagamento automaticamente, independentemente do calendário financeiro da empresa. Se você já tem integração com ERP, ela continua funcionando para outros fins — mas o pagamento não precisa dela para acontecer.

Sim. O Pay não substitui o banco da empresa — ele complementa. Você faz aportes para a conta Pay a partir do banco que já usa (via TED ou Pix). Os pagamentos de despesas saem da conta Pay, não diretamente do banco corporativo. Isso significa que o banco continua sendo usado para o que é: gestão financeira estratégica. O Pay cuida dos pagamentos operacionais de despesas, que hoje consomem horas do time financeiro.

Em segundos. Pix funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana — inclusive feriados. Assim que a aprovação é registrada no workflow, o Pix é disparado e cai na conta do beneficiário em instantes. Não há janela de processamento, não há lote de pagamentos para rodar e não há dependência de horário bancário.

O colaborador cadastra a chave Pix no perfil dentro do Expense Control — CPF, telefone ou e-mail. Esse cadastro é feito uma única vez e fica vinculado ao perfil do colaborador. Se a chave não estiver cadastrada, o pagamento fica pendente e o sistema notifica o colaborador para completar o cadastro antes que o próximo pagamento seja liberado.

O Expense Control avisa automaticamente quando o saldo está abaixo de um limite configurado pela empresa. Se uma aprovação ocorrer sem saldo suficiente, o pagamento entra em fila e é liberado automaticamente assim que um novo aporte for feito — sem necessidade de reprocessar a aprovação. Nenhuma despesa aprovada se perde; ela fica registrada e pendente, aguardando saldo.

Sim. O Pix pode ser enviado para qualquer conta com chave Pix — pessoa física ou jurídica. No contexto de abastecimento e manutenção, os pagamentos vão para postos e oficinas homologados. Para despesas gerais, o Pix pode ir para o colaborador (adiantamento/reembolso) ou diretamente para um fornecedor pontual cadastrado no sistema.

Para quem já usa o Expense Control, a ativação do Pay pode ser feita em horas — basta ir em Configurações > Pay e seguir o processo de abertura da conta digital no CNPJ. Para novos clientes, o onboarding completo do Expense Control + Pay leva até 48 horas, com suporte do nosso time. Não há obra, não há integração obrigatória com outros sistemas e não há treinamento técnico complexo.

Sim. O Expense Control Pay está disponível para clientes do Expense Control de todos os portes — de pequenas empresas com 10 colaboradores a grandes operações com centenas de veículos e equipes distribuídas. O modelo por transação garante que o custo escale com o uso, não com o tamanho da empresa.

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